岡山の入管・ビザニュース

行政書士まつだ国際法務オフィスの情報ページです

【追加情報】2011年1月より日本公証人連合会の内部通知により、パスポートのコピーを各地の公証役場で認証してもらえるようになりました。公証手続きは当オフィスでも承っております。お気軽にご連絡ください。 暑い日が続きますね。岡山県行政書士会も花火鑑賞会を企画したり、選挙担当の方があちこち飛び回られたりと、あわただしくしています。

 私の仕事でいえば、入管仕事が一息ついている代わりに、翻訳や外国向け認証の仕事がよく入っています。

 先週は、近く渡米するという岡山市の方から2件の相談がありました。個人用納税者番号(ITIN)を取得するためにアメリカ歳入庁(IRS)へパスポートのコピー(日本外務省の認証つき)を提出しなければならないそうで、パスポート認証手続きをしてほしい、というものです。

 平たく言うと、アメリカの役所へ身分証明の代わりにパスポートのコピーを提出するのです。その際、本当に本人のパスポートのコピーであるということを、自国の外務省かアメリカ大使館・総領事館に証明してもらい、その証明文のついた文書を出してくれ、といわれているのです。

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 このパスポートコピー認証、実はとても面倒な手続きになります。なぜなら、パスポートを発行している外務省自身が「パスポートのコピーが含まれる文書には一切認証しない」という運用をしているからです。コピーを認証すると、それを本物のように提示していろいろ悪事を働く人がいるからだそうです。

 ですが、やはり国外で一番確実な身分証明となるパスポートですから、「パスポートのコピーを公的機関に認証してもらって出せ」といわれることは多い。苦肉の策として、外務省は次のようなお触れを出しました。

「パスポートの身分事項を別の用紙に書き起こし、宣言書にしたら、認証してもよい」

 かくして、日本におけるパスポートコピーの外務省認証は、次のような手順をたどります。

(1)パスポートの記載事項を書き出した宣言書を作成
(2)公証役場で公証人が、宣言書に書かれた署名を認証
(3)地方法務局で地方法務局長が、公証人の公印を認証
(4)外務省で、地方法務局長の公印を認証
(5)ハーグ条約を締結していない国へ出す場合、その国の在日大使館・総領事館で認証

 行政書士は、宣言書をつくり、公証役場へ行き、法務局へ行き、外務省へ文書を郵送し…という一連の作業を行うことになります。

 公文書の証明は発行機関が行うのが原則、というか筋です。せっかくパスポート発給窓口を市町村にしているのですから、市町村でパスポートの記載事項証明を発行するようにしてほしいものです。そうすれば最低11,500円(公証人手数料)かかるコストも1000円くらいに下がるでしょう。私と公証人の仕事はなくなりますが(笑)、パスポートの内容1ページ分を認証するのに1万円以上支払うようなシステムは…、どうでしょうか。

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 ちなみにハーグ条約の締結国へ提出する文書である場合は、外務省がアポスティーユ(付箋つき認証)という特別な認証をすることで、上に書いた手続きが(4)までで終了します(アメリカなど)。それ以外の国へ提出する文書の場合は、(5)まで行わなければいけません(中国など)。あー、難しいですね。